Har du svårt att minnas allt du ska göra? Kommer beställningar från alla håll och kanter? Vilket ärende var först och vad har hänt sedan sist? Är ni många som jobbar på samma ärenden i olika steg?
Genom att införskaffa ett ärendehanteringssystem till ert företag kan ni alla samarbeta i processer och ha full koll på vad som är gjort och inte. Förutsatt att alla är duktiga på att använda systemet. Om samtliga ärenden på en avdelning eller ett företag kommer in via ett och samma system är det näst intill omöjligt att något ska glömmas bort eller hamna mellan stolarna. I stället för att en order kommer in på en post-itlapp och nästa via mejl så ska samtliga registreras i samma system och få ett unikt nummer. När samtliga kollegor genom hela processen noterar vad som är gjort i respektive led har ni bättre koll i företaget samt att kundtjänst enkelt kan svara på frågor om varje ärende som kommer in från kund.
När du väljer system
Hur ska du då tänka när du köper in ett ärendehanteringssystem till företaget. Somliga skulle föreslå att ni köper ett som skräddarsys just till er verksamhet och era behov. Ett sådant system tar ofta lång tid att utveckla och blir dyrt. dessutom kan det bli tjorvigt om ni vill förändra något stort i systemet. Om ni istället väljer ett väletablerat system med mångårig erfarenhet så kan ni anpassa systemet utifrån era behov. De större systemen som funnits på marknaden i ett tjugotal år är beprövade och uppenbart använda eftersom de funnits kvar så länge trots all konkurrens från nya lösningar. Ett sådant system har ett stabilt företag bakom sig och en invand support som du kan luta dig emot.
Fler fördelar
Förutom att systemet har många användare och att supporten har mångårig erfarenhet så kan du också dra fördel av att ett etablerat ärendehanteringssystem har många kunder som är kravställare. På så vis sker en ständig utveckling i det system ni väljer och företaget som har många kunder kommer även ha ekonomiska resurser för att vidareutveckla och anpassa systemet allt eftersom. Detta till skillnad från mindre uppstickare som ännu inte besitter ett stort kapital och därmed inte kan utvecklas i samma takt eller anställa skickliga utvecklare i motsvarande mängd. Vilka funktioner och vilka anpassningsmöjligheter vill ni ha? Gör en lista med er krav och önskemål och hitta sedan det systemet som passar er bäst.