Att flytta kontoret kan vara ett bra steg i utvecklingen för ett företag. Möjligheten att starta om på nytt i nya fräscha lokaler kan vara en gnista för de anställda, och ett nytt läge innebär ofta nya möjligheter. Samtidigt innebär en kontorsflytt en stor ansträngning för företaget och dess anställda. Det är mycket planering som ska göras, och under flyttbestyren kommer det att vara rörigt och stressigt. Då är det bra att i god tid kunna presentera en flyttplan för medarbetarna, så att alla vet vad som ska ske och när.
Hitta rätt lokal
Att hitta rätt lokal är så klart en förutsättning för en kontorsflytt. Många företag i Stockholm flyttar för att de behöver en större lokal, en del för att de behöver en mindre och billigare. En del företag flyttar också för att de vill ha en ”bättre” adress, i ett lite finare område, eller en adress som ligger närmare deras målgrupp. Ett exempel är de lite finare advokatbyråerna, som nästan uteslutande ligger i de norra delarna av innerstan, eller de grafiska designbyråerna, av vilka det finns åtminstone två i varje kvarter på Södermalm.
Planera flytten med medarbetarna
Inför en flytt gäller det att få medarbetarna med sig på tåget. Utse en flyttansvarig som är bra på att planera och delegera. En grupp får ta hand om planeringen av de nya lokalerna, en annan om packningen av det nuvarande kontoret. Dessutom finns det en hel del att göra administrativt inför en flytt. Hur ser IT-lösningarna ut på den nya adressen? Kan ni ha kvar samma företag och går det i så fall att omförhandla avtalet med dem? Detsamma gäller telefoni, el, TV och så vidare. Nya försäkringar måste också tecknas.
Håll regelbundet möten om hur det går med flytten så att alla känner att de har koll. En flytt innebär alltid ett visst strul, men det känns mindre jobbigt om alla vet vad som väntar, varför och hur. Här är din förmåga som chef att sprida lugn och tillförsikt viktig. Alla ska känna att ni tillsammans är på väg mot något bättre och större.
Hitta rätt flyttfirma i Stockholm
Det finns flyttfirmor i Stockholm som specialiserar sig på kontorsflyttar. Det kan absolut vara värt pengarna att anlita en sådan, eftersom en kontorsflytt skiljer sig en del från en vanlig flytt. Vanligtvis har dessa företag en lite utökad ansvarsförsäkring, och de har även paketerbjudanden där packning ingår. Om du inte känner att du kan begära av din arbetsgrupp att de ska packa ner hela kontoret kan det vara bra att låta en flyttfirma göra det.
Välja alltid en flyttfirma med gott renommé i branschen. Kolla upp firman noggrant innan du skriver på något avtal. Har firman prickar hos ARN, eller många negativa kundkommentarer på konsumentsajter, är det bättre att leta vidare, även om priset ser bra ut. Får du en oseriös flyttfirma på halsen kan flytten bli en dyr affär. En bra och seriös flyttfirma har ansvarsförsäkring, yrkestransporttillstånd och håller sig till reglerna i Bohag 2010, det branschavtal som utarbetats av flyttbranschen tillsammans med Konsumentverket.
Här finns en flyttfirma som kan hjälpa till med kontorsflytten: http://www.flyttfirmanstockholm.se.