För ett företag som har medarbetare och kunder över en stor del av världen är det ett måste att kunna kommunicera med pålitlig och fungerande modern teknik. Visst kan resor till viss del göra att medarbetare och kunder kan mötas och komma överens om viktiga strategier eller uppgörelser, men den dagliga kontakten måste kunna skötas via videokonferens. Det blir helt enkelt för dyrt och dessutom miljömässigt oförsvarbart att flyga medarbetare kors och tvär över världen för att sköta verksamheten.
Kontorets hjärta
På ett större kontor är sammanträdesrummet den naturliga platsen för videokonferensutrustning. Här kan man installera projektor och skärm, samt den utrustning som behövs för att möjliggöra ömsesidig kommunikation mellan parterna, det vill säga kamera, mikrofon och tillhörande mjukvara. Detta gör att ett större företag kan hålla till exempel morgonmöten med flera arbetsplatser samtidigt, något som avsevärt effektiviserar verksamheten. Som chef kan man befinna sig där man behöver vara och samtidigt delta i eller övervaka interaktionen.
Bra för mer än sammanträden
Utrustning för videokonferens på kontoret möjliggör även för medarbetare att kunna delta i utbildningar och se föreläsningar utan att behöva lämna arbetsplatsen, något som är guld värt för kompetensutvecklingen på företaget. Föreläsningar och utbildningar via videolänk har den stora fördelen att åhörarna inte bara blir statiska iakttagare, utan kan ställa frågor och interagera med föreläsaren eller läraren i realtid.
Representation på hemmaplan
Att investera i bra videokonferensutrustning kostar en slant och får ses som en investering för företaget. En självklar investering om man vill kunna konkurrera om kunder och affärsområden på en internationell marknad. Stora pengar tjänas även in på resekontot. Det blir inte längre nödvändigt att skicka medarbetarna till Tokyo eller New York för att delta i viktiga möten, även om det kanske ser bra ut då och då. Med ett stiligt kontor med videokonferensutrustning når ni ut i världen och kan presentera ert företag för den internationella marknaden utan att behöva lämna Stockholm, eller var ni nu befinner er.
Ta hjälp av en expert
För att hitta rätt utrustning bör man vända sig till ett företag som erbjuder helhetslösningar för videokonferenser. Det finns många olika produkter på marknaden, och det är viktigt att hitta ett system som möter era behov utan att vara för kostsamt. Det finns system för videokonferenser med över hundra deltagare, och system för några få medarbetare, men det som flest företag verkar efterfråga är system som är dimensionerade för ca 10-15 deltagare. Här räcker det inte med Skype eller andra liknande molntjänster utan det krävs pålitlig dedikerad hård- och mjukvara som garanterar en säker drift. Att ha ett system som hackar eller ger dåligt ljud eller dålig bild är inte att tänka på, ett sådant företag ses inte som seriöst.
Inred med stil
Vill man ha ett driftsäkert system som håller för daglig användning med flera kunder och medarbetare världen över får man vara beredd på att det kostar, men man kan samtidigt vara säker på att det blir en utmärkt investering för företaget. Det kan också vara en god idé att planera lokalen tillsammans med en inredningsarkitekt, för att på bästa sätt integrera den nya tekniken i er kontorsmiljö. Här finns mycket som kan göras för att smälta samman gammalt och nytt, och en inredningsarkitekt är personen för uppdraget.